Objetivos del rendimiento de un ERP en los Procesos de Negocio

Cuando implantamos un ERP debemos de tener en cuenta los diferentes procesos de negocio presentes en toda organización, identificándolos claramente para implementar el que realmente añada valor a la Empresa y hacernos más eficientes y productivos.

En el mundo entero las tecnologías van y vienen en un proceso de constante cambio: mainframes, minis, cliente/servidor, web, móvil, pda, etc. Sin embargo, la implantación de un ERP no es solamente un proyecto de tecnología, sino que también es un proyecto de Negocio.

En todo proyecto de ERP debe haber cinco conceptos que debemos controlar en detalle para obtener los resultados esperados:

1. Personas.
2. Procesos
3. Software
4. Hardware, comunicaciones……    

En esta ocasión nos enfocaremos en el concepto “procesos«, que se refiere realmente a los “procesos de negocio”, no tan sólo de la empresa en donde se implantará el ERP, sino también se deben definir y racionalizar los procesos de negocio del equipo de trabajo que tiene a su cargo responsabilidades directas en la Empresa y si realmente en sus procesos de trabajo directos y bajo la responsabilidad con las personas que dependen de su área de negocio están asumiendo el rendimiento y el control con los medios actuales que tienen a su alcance.                      

Vayamos por partes entonces para clarificar cada una de estas ideas y entender su impacto en las operaciones del día a día de una Organización. En primer lugar, recordemos que los procesos de negocio son aquellos que nos indican qué y cómo se debe de hacer algún trabajo específico, dentro de las operaciones de la empresa y añadir valor a la operación de la misma.

Se debe de poner especial énfasis en las actividades a realizar, si y sólo si, añaden valor a la operación total de la organización, ya que de otra forma, simplemente se estaría perdiendo tiempo valioso y, por consecuencia, dinero.

Basado en lo anterior, definitivamente una empresa “ES” el reflejo de sus procesos de negocio. Si estos no están definidos, cada colaborador de la organización hará su trabajo como mejor crea o como mejor le parezca o, en el mejor de los casos, como le explicaron que se ha venido haciendo desde siempre. Es aquí en donde está la importancia de definir a detalle el proceso de negocio a realizar para cada área de la empresa y, aunque esto no es suficiente, sí es de suma importancia para presentar las bases de los estándares de eficiencia que toda organización desea. Recordemos que el implantar un ERP es una excelente oportunidad para replantearnos qué se hace y cómo se hacen las cosas dentro de la compañía, para que ésta genere valor añadido y poder así vender más fácilmente sus productos/servicios.   

Además de definirlos, también es muy importante tener en cuenta que todos los involucrados los conozcan, los entiendan y además los lleven a cabo. Por todo ello en todas las empresas de las que hemos intervenido tienen cinco procesos de negocio que hay que tener siempre en cuenta en cada implantación de un ERP.  

Desglosando entonces cada uno de ellos que, aunque se explican por sí solos, debemos considerar ciertos puntos.

1. Proceso de negocio actual. Todas las organizaciones en el mundo funcionan de alguna manera u otra, tengan o no su proceso de negocio formalizado, su funcionamiento se da. Esto nos da la pauta para que se genere la mejora continua, dado lo cambiante del entorno empresarial en la actualidad y el rápido movimiento de las tendencias a nivel mundial, ya que siempre debemos de estar tanto generando tendencias como adaptándonos a las que aparecen cada día en nuestro entorno.  
2. Proceso de negocio documentado. Sí, siempre hay un desfase entre el actual y el documentado, esto se debe a la velocidad con la que se mueven las organizaciones ya que aunque se lleve el proceso de negocio documentado de manera formal o bien no se lleve del todo, siempre habrá desfases entre el actual y el documentado. Algo importante es que todas las organizaciones tenemos nuestro proceso de negocio documentado de alguna forma u otra, ya sea con un documento formal como metodología  o bien mediante correos electrónicos, notas, etcétera.   
3. Proceso de negocio óptimo. Toda organización tiene su proceso de negocio óptimo que, debido a lo cambiante del ambiente empresarial en el mundo, cambia vertiginosamente día a día. Este proceso de negocio, garantiza la mejor forma de trabajo para la organización, así como también maximiza el valor añadido que la empresa genera para el beneficio de sus clientes; sin embargo, dada su característica cambiante siempre es difícil de implementar en los proyectos de ERP. Nunca hay que perderlo de vista y debemos de actualizarlo constantemente, ya que esto nos hará siempre competitivos y a la vanguardia en la preferencia de nuestros clientes.
4. Proceso de negocio deseable. En la mayoría de los casos, el personal involucrado en definir el proceso de negocio de cada área dentro de la empresa, sabe qué es lo que quiere y lo que le gustaría tener para mejorar su área; sin embargo, no necesariamente es alguno de los otros procesos de negocio que aquí describimos. En diferentes ocasiones al estar diseñando el proceso de negocio para una organización, nos hemos topado con que la gente empieza a soñar con su proceso con gran ilusión y creyendo en que esa es la mejor forma para llegar a ser más eficientes y efectivos en su trabajo; sin embargo en la mayoría de las ocasiones se cae en la duplicidad de procesos, incluso el triplicar un mismo proceso con controles sin sentido, solicitudes de información irrelevante o actividades que más que aportar valor a la empresa, añaden burocracia o lentitud en la operación del día a día.
5. Proceso de negocio lograble. Dadas todas las circunstancias que viven las organizaciones con respecto a sus fuerzas, debilidades, carencias y situación de diversas índoles tales como físicas, económicas, de recursos humanos, etc., se debe de tener en cuenta que el proceso de negocio óptimo no siempre se podrá implantar en la empresa. No tendría sentido alguno establecer que el proceso de negocio óptimo se llevará a cabo, ya que por una razón u otra es imposible, es por eso que el proceso de negocio lograble es de suma importancia. Este es el proceso de negocio que sirve de base para sacarle todo el partido al proyecto de ERP instalado en la Empresa u Organización.                        

En resumen, un proyecto de ERP es primero un proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de personas, ya que primeramente se definen los procesos de negocio a seguir en cada área, para después automatizarlos con tecnología basada software, hardware, y comunicaciones, y finalmente, capacitar, entrenar y asesorar a las personas encargadas de cada uno de los procesos dentro de la Empresa.