¿Por dónde comenzamos en una transformación Lean?

Cuando se toma la decisión de iniciar una transformación Lean en una empresa, se debe comenzar con la formulación de objetivos que se quieren lograr. Una vez conocidos, el próximo paso es conocer exactamente la situación actual de la empresa en términos de procesos, procedimientos, normas y políticas, con el fin de saber qué pasos dar en esa transformación. La herramienta más idónea para el análisis de la situación presente es el MAPA DEL FLUJO DEL VALOR (en inglés Value Stream Map o VSM). Se trata de una herramienta desarrollada y sistematizada por Mike Rother y John Shook a partir de prácticas habituales en Toyota Motor.

Definición

El VSM es un mapa que muestra todo el proceso en términos de flujo de ma- teriales e información, tanto las activi- dades que AGREGAN VALOR como las que NO AGREGAN VALOR, necesarias para producir un producto, desde la demanda del cliente hasta la entrega de productos acabados.

El VSM trabaja en la visión global de la actividad, no en los procesos individuales. Conduce a la optimización del “todo” y no simplemente partes del proceso. Como brinda una visión del proceso completo, cualquier acción de mejora, aún aplicada en una parte aislada del proceso, va a ayudar a mejorar el todo global.

Su elaboración consiste en seguir a contracorriente el flujo de producción de un producto, desde el cliente al proveedor, y dibujar una representación visual detallada de los flujos de información, materiales, inventarios y los tiempos de entrega. Obtendremos una visión de la situación ACTUAL. Nos brinda una visión clara de los puntos donde la información o los materiales se detienen, no “fluyen”, originando despilfarro y retrasando la entrega del producto al cliente.

Metodología de análisis

Luego, se dibuja el estado FUTURO mejor posible al que quisiéramos llegar, sin ninguna restricción. En ese estado futuro, los materiales y la información deberían fluir libremente y sin obstrucciones para generar VALOR a la máxima velocidad posible, evitando cualquier despilfarro.

Sabiendo DÓNDE estamos y A DÓNDE queremos llegar, se elabora un plan de acción con los pasos a dar para recorrer ese camino. Y ese plan será el punto de partida para la implantación de un sistema Lean. El VSM debería presidir cualquier sala de reuniones donde se tomen decisiones sobre la implantación, para estar seguros de que cualquier cosa que se decida hacer cumple con la transformación de la situación ACTUAL a la FUTURA prevista.

Conclusiones finales

El VSM es una herramienta con un valor agregado que la distingue de cualquier otra: muestra en el mismo papel el flujo de información y el de materiales permitiendo ver claramente cómo una orden del cliente se transforma en una señal para los que deben producir. La herramienta, además, muestra, en un mismo dibujo, el proceso real de la planta y las herramientas Lean que se aplicarían evitando teorizar sobre situaciones abstractas.

Como cualquier actividad LEAN, es un proceso sin fin. El mapa futuro no es un dibujo estático. Se mejorará continuamente a medida que pase el tiempo y se identifiquen nuevas fuentes de despilfarro. Cuanto más se involucren los trabajadores en este proceso, más rápido estarán dispuestos a optimizar el sistema.